Algunas cosas son mucho más importantes que otras

Casi todos habremos oído hablar alguna vez del principio 80:20, también conocido como el principio de Pareto, que viene a decir lo siguiente:

El 20% de las causas produce invariablemente el 80% de los resultados

Es decir, que el 80% de lo que conseguimos se debe al 20% de los esfuerzos que dedicamos a ello. Durante los últimos años se ha utilizado este principio para buscar formas de optimizar los recursos en logística, ingeniería de software, redes informáticas y control de calidad, pero esta idea fue descubierta en 1897 por el economista y sociólogo italiano Vilfredo Pareto cuando estudiaba los patrones de riqueza en Inglaterra. Pareto se dio cuenta que el 20% de las personas tenían el 80% del dinero y que esta proporción se cumplía en casi todo lo que analizaba, independientemente de la época o del país que se tratara. En aquel momento, el estudio de Pareto no trascendió más allá de la curiosidad del dato. Pero en 1953, Japón invitó al ingeniero estadounidense Joseph M. Juran para que diera una conferencia sobre la estadística en el control de calidad. Pocos años antes, Juran había observado que el principio de Pareto se cumplía al ordenar una larga lista de defectos según la frecuencia con la que aparecían, ya que  unos pocos defectos provocaban la mayoría de los fallos. Juran y su expatriado compañero W. Edwards Deming transformaron -separadamente pero en paralelo- los estándares de fabricación en Japón, convirtiendo al país en un referente mundial de calidad. Una de las mayores ironías de la historia de los negocios es que estos dos estadounidenses, ignorados en su propio país, le dieron a la industria japonesa el know-how para derrotar al sistema de fabricación norteamericano. La industria norteamericana se vio forzada a ir a Japón para aprender de aquello que habían rechazado.

Después que Juran hubiera exportado sus ideas a Japón, IBM fue una de las primeras empresas norteamericanas en aplicar el principio de Pareto, aunque en este caso no para reducir el número de defectos. A principios de 1960 se dieron cuenta que los ordenadores empleaban aproximadamente el 80% de su tiempo en ejecutar el 20% del código operativo. Rápidamente reescribieron ese 20% de software para que tuviera un acceso más ágil y fuera más fácil de utilizar. ¿Resultado? Los ordenadores de IBM se volvieron más rápidos y eficientes que los de la competencia, al menos en la mayoría de las aplicaciones. La lección fue bien aprendida por los que vinieron después, como Apple y Microsoft.

Según el consultor y escritor Richard Koch, Pareto también se manifiesta dentro de las empresas. El 80% de los beneficios los generan el 20% de los segmentos, el 20% de los clientes y el 20% de los productos. Y lo que es más, el 80% de los beneficios los suelen producir el 20% de los empleados.

El principio 80:20 puede ser aplicado de forma productiva a cualquier sector, a cualquier empresa, a cualquier función dentro de la organización y a cualquier trabajo.
Richard Koch, 1997

Por tanto, una empresa debería poder ser más rentable si se enfoca en aquellos mercados y aquellos clientes que ya están produciendo el 80% de sus ganancias. En paralelo, habría que dar más apoyo y recursos a ese 20% de la empresa -personas, centros, equipos de ventas o regiones- que producen el 80% del beneficio. Pero el principio 80:20 no hay que interpretarlo de forma estricta. Por ejemplo, en muchas librerías el 80% de las ventas viene -sorpresa, sorpresa- del 20% de los títulos. ¿Deberían deshacerse del otro 80% para reducir su stock? No, porque los clientes cuando entran a una librería esperan encontrar un amplio rango de libros, aunque no vayan a comprarlos. Reduce el rango de libros y los clientes se marcharán a la competencia. En cambio, si que sería aconsejable ubicar estos libros en un área destacada o identificar al 20% de tus clientes más rentables y darles exactamente lo que quieren.

El diagrama de Pareto es fácil de construir y es la herramienta que nos permite identificar esas pocas teclas, que bien ajustadas pueden hacer que toda la melodía suene mucho mejor. En este enlace podéis descargar un sencillo tutorial en PDF sobre cómo construir un diagrama de Pareto con Microsoft Excel.

Joan Mira

Interactive web developer and creative technologist in London